Perché Dropbox è meglio degli altri (per l’utenza consumer)

Piccolo preambolo: tutto quello che leggerete qui sotto va ovviamente sotto la dicitura “IMHO”, In My Humlbe Opinion, o “SMMO” Secondo la Mia Modesta Opinione. Niente di quello che leggerete è valido al 100% per tutti, trattasi di esperienza d’uso strettamente personale, ma comunque valida e suffragata da fatti.

Questo post nasce da diverse prove effettuate recentemente, dopo aver attivato iCloud sul Mac, dopo aver provato SugarSync, dopo aver installato Box.net sul mio Android ed aver ricevuto 50GB di spazio gratis, dopo aver ricevuto la notizia che ora i referrals su Dropbox valgono doppio: 500 MB in regalo a voi e a me se non avete Dropbox e vi iscrivete da qui. Queste e altre considerazioni mi hanno spinto a dire che:

Dropbox è il miglior prodotto di cloud storage per l’utente consumer (quello che non vuole pagare).

Nel dettaglio, ecco perché.

INTRO: DI CHE SI TRATTA

Intanto, cos’è Dropbox? Wikipedia ci dice che

Dropbox è un software multipiattaforma (disponibile per Windows, Mac OS X, Linux, iOS, BlackBerry OS e Android) cloud based che offre un servizio di file hosting e sincronizzazione automatica di file tramite web.

Cosa significa? Dropbox è composto da due parti: il lato “web” o “cloud”, ovvero i server online su cui caricare i dati, e il lato “desktop” (o mobile), ovvero il client per computer (o cellulare) che consente di accedere al lato web, senza passare dal browser internet. L’unione del client e del cloud permette non solo di caricare i dati sulla nuvoletta del web, ma anche e soprattutto di mantenere sincronizzati in tempo reale i dati offline (quelli sul vostro computer / smartphone) con quelli online e di propagare le modifiche fatte su un lato, sull’altro lato. Se modificate / cancellate un file sul vostro computer, questo verrà modificato / cancellato allo stesso modo sullo spazio online. E viceversa. Questo permette non solo di avere copie di backup sempre aggiornate, ma consente anche qualche utilizzo creativo.

MITI E LEGGENDE DA SMONTARE

La prima cosa che si dice quando si confronta Dropbox con gli altri servizi di cloud storage è che: “eh mapperò drobbocs ti dà poco spazio aggratiss!”. In effetti, se si guarda agli account “base” offerti dagli altri competitors, si vede che ognuno dà 5 GB di spazio gratuito mentre Dropbox ne dà solo 2 GB. Quello di cui però tutti si dimenticano, è che lo spazio di Dropbox è espandibile gratuitamente.

Ad esempio io mi trovo con ben 12.57 GB di spazio gratuito attualmente accumulato, ma so di poter arrivare almeno a 25 GB. Come?

Attualmente, dei 12.57 GB che ho a disposizione, 4.5 GB vengono dai referrals: su Dropbox è possibile invitare amici e conoscenti, senza alcun bisogno di condividere nulla di nulla, semplicemente attraverso un link. Ogni volta che un contatto accetterà di iscriversi a Dropbox tramite il link che gli avete fornito, sia voi che il nuovo utente guadagnerete 500 MB di spazio gratuito. è possibile accumulare fino a 16 GB di spazio gratuito in più tramite i referrals, per un totale di 18 GB considerando i 2 GB iniziali: quasi 4 volte lo spazio offerto dagli altri servizi!

Non solo, ogni tanto durante l’anno, il team di Dropbox propone dei “Dropquest”, delle cacce al tesoro in cui il premio si misura in GB. L’anno scorso i premi erano:

50 GB (+ stampe, felpa, t-shirt) a chi completa per primo la caccia al tesoro

10 GB (+ stampe, felpa, t-shirt) ai primi 10 secondi classificati

5 GB (+ t-shirt) ai primi 20 terzi classificati

2 GB ai primi 50 quarti classificati

1 GB a tutti quelli che partecipano e completano il Dropquest

Se non siete bravi nella caccia al tesoro, non preoccupatevi: basterà seguire le istruzioni che qualcuno posterà per ottenere 1GB a gratis. E siamo a 19GB, rinnovabili.

250 MB vengono regalati dopo l’iscrizione, quando vengono completati alcuni step basilari. Altri 5*128 MB sono ottenibili collegando gli account di Facebook e Twitter. 20 GB per voi.

Altri GB a caso possono arrivare da altre offerte o promozioni speciali. Ad esempio fino 5 GB possono arrivare dall’uso della nuova versione beta del client desktop, disponibile sul forum, caricando 5 GB di foto / video con la nuova funzione camera upload (poi li potete cancellare). Totale: 25 GB, 5 volte lo spazio offerto dagli altri concorrenti. E lo spazio è destinato a crescere ogni anno, perché ci saranno nuovi Dropquest, nuove beta e offerte speciali, o rinnovi del bonus acquisibile coi referrals. Ad esempio una volta si potevano guadagnare “solo” 3 GB coi referrals, poi sono diventati 8 GB massimo, ora sono 16 GB al massimo.

Ulteriori offerte sono disponibili se vi registrate con un indirizzo email “educational” riconosciuto come valido. Sul blog di Dropbox c’è anche una guida su come ottenere spazio gratis.

Facendo quattro conti, io ho attualmente 12,57 GB di spazio disponibile. Posso ottenere ancora 11,5 GB da referrals e almeno 3 GB dal camera upload. Totale: 12,57 + 11,5 + 3 = 27,07 GB. Almeno. Quegli 0,07 GB non so proprio da dove arrivino…

L’altra cosa che si rinfaccia a Dropbox, è di non avere la possibilità di sincronizzare cartelle al di fuori della cartella “Dropbox” che il client crea automaticamente, e di avere scarso controllo sulle cartelle da escludere dalla sincronizzazione. La risposta breve è: cazzate.

La risposta lunga è: il client desktop permette di scegliere quali cartelle o sottocartele escludere dalla sincronizzazione.

Inoltre, se volete tenere sincronizzata una cartella al di fuori della cartella “Dropbox” senza sprecare ulteriore spazio, basterà usare i symbolic link (su Windows si chiamano junction), ovvero degli “alias” molto più potenti dei collegamenti semplici, e disponibili nativamente sui diversi sistemi operativi. Su Mac e su Windows esistono diverse utility gratuite per la creazione di symlink qualora l’utente non abbia voglia di aprire il terminale, giusto per rendere tutto ancora più semplice. Questi link riproducono l’intera struttura della cartella collegata, sono viste come cartelle vere e proprie da Dropbox, ma hanno il vantaggio di occupare solo pochi KB su disco, trattandosi di collegamenti.

Risultato: non dovrete muovere nemmeno una singola cartella da dove si trova attualmente e potrete sincronizzare tutte le cartelle che volete, escludere quelle che non vi interessa sincronizzare, e avere tutto a disposizione e sincronizzato sul computer, sul cellulare e online. Ecco.

DOVE DROPBOX È FORTE

Il principale punto di forza di Dropbox è il client. Il fatto che esso sia così integrato del file browser del vostro computer, fa sì che tutto, dall’installazione al sync, sia facile e trasparente. Facile perché dovrete solo installare il client, loggarvi e poi trascinare i file che volete tenere in sync, o usare il trucco del symlink che è ancora più comodo. Trasparente perché poi ve ne potete anche dimenticare. Ogni volta che salverete un file esso verrà automaticamente sincronizzato, senza che voi dobbiate fare nulla. Stessa cosa per eliminazioni o nuove creazioni. Per controllare cosa accade vi basterà aprire al cartella e dare un’occhiata, come fareste per qualunque altra cartella, usando il Finder, o Explorer o Nautilus o qualunque file browser di vostra scelta. Questo significa anche che non avete bisogno di alcun servizio online o altro per lavorare e modificare i vostri file e vederli sincronizzati su DropBox. Potrete lavorare offline in aereo, salvare il file e appena avete una connessione internet, vederlo magicamente sincronizzato sul vostro account Dropbox.

Dropbox ha anche un paio di assi nella manica: tiene traccia di ogni file cancellato, per un mese. Quindi usando l’interfaccia online potrete decidere di visualizzare e ripristinare singolarmente (o in gruppo) i diversi file che avete cancellato. Automaticamente, saranno ripristinati sul vostro computer.

Ha un sistema di risoluzione di conflitti, utile quando più persone lavorano su un file e questo viene salvato in tempi ravvicinati, quindi per evitare pasticci, Dropbox salva due copie dello stesso file, con prefisso diverso, consentendo poi una scelta manuale su quale file tenere e quale cancellare.

A differenza della versione gratuita di Box.net, Dropbox consente il caricamento di file di qualunque dimensione attraverso il client, e di file fino a 300 MB attraverso l’interfaccia web.

Proprio quest’ultima è stata recentemente molto migliorata, implementando funzioni come il caricamento attraverso drag & drop e i menù contestuali con il tasto destro: in tutto e per tutto sempre più vicino all’esperienza desktop di un qualunque file browser basilare.

Una funzione sicuramente utilissima del client desktop è il LAN sync. Avete presente AirDrop sul Mac? Bonjour? Samba? Scordateveli, e lasciate che la biodiversità regni sovrana nella vostra casa o piccolo ufficio. Avete tre Mac, due PC Linux, uno con WinXP e l’altro con Win7. Volete condividere file in locale senza diventare scemi? Installate Dropbox sui vari PC, con diversi account usando la condivisione cartella, o anche con lo stesso account: Dropbox si accorgerà che altri client sono presenti sulla rete locale, i file verrano condivisi al volo senza aspettare l’upload sul server remoto. Una chicca per rendere ancora più semplice la gestione domestica di reti locali.

Altre funzioni integrate riguardano la condivisione di file, la creazione di gallerie fotografiche condivisibili via link “privato”, la presenza di una cartella pubblica per ospitare file accessibili a chiunque dal web, ad esempio immagini per il vostro blog o, addirittura, un sito intero. E ovviamente, potrete condividere cartelle e sottocartelle con altri utenti Dropbox

Inoltre, Dropbox è sulla piazza da molto tempo ed ha una grande diffusione. Questo significa anche che sono disponibili applicazioni e servizi di terze parti per estendere e migliorare l’esperienza d’uso di Dropbox. Io ad esempio uso DropSync per Android, non posso vivere senza. Consente di avere una reale sincronizzazione a due vie, come quella fornita dal client desktop di Dropbox, tra l’account online e la scheda SD del proprio dispositivo. Questo significa che è possibile specificare una o più cartelle (o tutto l’account!) di Dropbox e altrettante cartelle sul dispositivo Android e tenerne sincronizzato il contenuto. Le cartelle sullo smartphone possono essere ovunque, si può specificare l’intervallo di sincronizzazione, l’instant upload e le condizioni di connessione (solo WiFi, WiFi + Mobile Data) e stato batteria per cui il sync può o non può avvenire. Questo consente di avere sul cellulare un’esperienza d’uso analoga in tutto e per tutto a quella che si ha col client desktop, scavalcando le mancanze del client ufficiale (consente solo upload – download manuale, non il sync bidirezionale automatico). In questo modo i file saranno accessibili anche offline… pensate a quello che potreste fare con la vostra libreria di iTunes. Altre applicazioni mobile fanno uso di Dropbox, come  1password, ES gestore file, QuickOffice eccetera eccetera eccetera.

Esistono anche alcuni servizi online, come il gratuito DropboxAutomator che consente di creare semplici flussi di lavoro associati alle cartelle dell’account Dropbox, o CloudHQ, gratuito o a pagamento, che aggiunge alcune funzionalità interessanti come la sincronizzazione tra Dropbox e Google Docs.

Io ad esempio uso Dropbox automator per mandare automaticamente in PDF una lista di fumetti a mio fratello che provvederà a comprarli mentre io sono fuori dall’Italia per lavoro.

DOVE DROPBOX DEVE MIGLIORARE MOLTO

Ok, quindi Dropbox può fare questo e quello, ci sono servizi aggiuntivi gratuiti o meno per aggiungere qualche funzionalità mancante, e in generale Dropbox è fantastico e adorabile per l’utente consumer. Quello in cui veramente pecca Dropbox è nelle opzioni di condivisione. Non c’è molto controllo: puoi condividere una cartella con un altro utente di Dropbox, o più utenti, e una volta che questi hanno accettato la condivisione potranno agire in ogni modo nella cartella, e tutte le modifiche che faranno, ogni eliminazione o nuova creazione, saranno propagate a tutti gli altri utenti.

Questo va molto bene se ciò che si desidera è uno strumento di collaborazione condiviso, ma non se si vuole mettere a disposizione dei propri genitori tecnologicamente un po’ arretrati le foto delle vacanze o altro. Si rischia di perdere dati, o di trovarsi con modifiche non desiderate, e che queste invadano ogni account di tutte le persone coinvolte nella condivisione. L’alternativa è mandare un link privato, ma in questo caso si possono condividere (tramite download, in soldoni) solo i singoli file.

Quello che servirebbe è la possibilità di condividere una cartella specificandone i privilegi per i vari utenti, ad esempio sola lettura, e opzionalmente definendo una password per maggiore sicurezza. Box.net lo fa. 

Sempre dal lato condivisione, sarebbe utile avere un editor online con migliore gestione dei conflitti per, insomma un “collaborative editor” per lavorare più tranquillamente a quattro mani su un file.

Tutto ciò in effetti esula dalla missione principale di Dropbox, che è la sincronizzazione tra più dispositivi e il cloud, e in cui la condivisione dei file è solo una questione opzionale.

USO CREATIVO DI DROPBOX

Gli usi creativi di Dropbox sono tanti, milioni di milioni, la stella di Negroni vuol dire qualità. Mi limiterò semplicemente a darvi delle dritte nel caso abbiate tra le mani un Mac e un account Dropbox, senza entrare troppo nel dettaglio perché tanto esiste Google.

Sincronizzazione Libreria, preferenze ecc..

Avete tre Mac? (o WinPC o LinPC) beh vi basta qualche symlink e un pò di creatività per tenere sincronizzati i contatti di Rubrica Indirizzi, i calendari di iCal, i profili di Firefox e Thunderbird, i preferiti di Safari, quello che volete voi. In ~/Library vi si aprirà un mondo. Analogamente, usando sempre i link simbolici, potrete distribuire e sincronizzare la vostra libreria di iPhoto o di iTunes (attenzione a non finire lo spazio…), nativamente e senza spreco di risorse, o utilizzando utility ad hoc come phoshare.

Similmente potrete sincronizzare anche le password di 1password o di KeePass, sia da Mac ad altri Mac, o tra Mac e Android / iPhone / Altro / PC / Linux (KeePass, non 1password che per Linux non c’è).

Hosting, streaming, qualunquecosavadasulweb-ing

Dovete mostrare un vostro portfolio ad un cliente importante? Usate le gallerie di Dropbox. Non vi basta? C’è Views.fm per foto video e audio.

E nel caso abbiate appena completato un sito internet e volete testarlo, o mostrarlo ad un cliente, senza avere ancora la necessità (o la possibilità) di pubblicarlo su un servizio di hosting? Pubblicatelo nella cartella pubblica di Dropbox, copiate il link del file index.html e avete finito. C’è del PHP? Si può fare anche quello. Siete dei pivelli e non avete voglia di sbattervi a con host providers e codice HTML ma volete una soluzione permanente e facile di host del vostro sito personale? DropPages fa per voi.

Aprite google, scrivete una cagata qualunque con accanto Dropbox e troverete il servizio online che fa per voi serve. Senza contare il già citato DropboxAutomator o IFTTT.

Azioni da remoto, scpript avanzati, automatizzazioni ecc..

Prima di tutto una cosa semplice semplice, far partire un download Torrent sul vostro PC a casa, ovunque voui vi troviate. Nei client torrent più diffusi, come uTorrent e Transmission, è possibile specificare una “watch folder”, ovvero una cartella dove il client andrà a cercare i file torrent da aggiungere automaticamente. Specificate come whatch folder una cartella designata in Dropbox, caricateci dentro i file .torrent, e il gioco è fatto!

Per quanto riguarda l’uso avanzato di script e simili, qui si apre un capitolo potenzialmente INFINITO di cose da poter fare con Dropbox, un comando da terminale o l’uso intelligente delle “Azioni Cartella”, Automator e Launchd su Mac OS X. Il limite è solo la vostra fantasia. Questo è quello che sono riuscito a fare io:

  • stampare documenti da remoto tramite caricando i file in un’apposita cartella. Ingredienti: un Mac, una stampante, Automator ed una banalissima azione cartella.
  • eseguire comandi AppleScript o Terminale da remoto quando caricati in un’apposita cartella. Ingredienti: un Mac, Automator ed una banalissima azione cartella.
  • ottenere l’indirizzo IP pubblico del Mac connesso a casa, ricaricandolo ogni ora. Ingredienti: un Mac, un comando da terminale, l’utilizzo di Launchd.

Altri utilizzi possono includere l’audio/video sorveglianza o in generale qualunque cosa richieda l’esecuzione di script periodici debba dare come risultato o ricevere come input un file.

Se questo articolo vi è piaciuto, o anche se vi ha fatto schifo, per favore iscrivetevi a Dropbox usando questo link: regalerete a me e a voi 500 MB di spazio. Se siete già Dropbox user, commentate con i vostri utilizzi creativi, non si sa mai che mi sia dimenticato qualcosa.

‘nuff said

  • Potresti spiegare meglio come usare i symlink su windows? altrimenti continuerò a usare Sugarsync in modo da non usare spazio su disco inutilmente con Dropbox.

  • alex

    sei un grande!

  • Hainz

    Ottimo articolo Jeby! Pensa che mi ero perso l’apertura del tuo sito! A proposito io lo aggiornerei con il contest delle Università che dà da 3 a 25GB gratuiti se colleghi la mail del Poli, così magari saliamo ulteriormente nella classifica (al momento il Polimi è settimo). Ti segnale che Box.net ha ora il client (sto salvando la cartella con tutta la Musica nei 50gb) e che potresti aggiornare l’articolo con Skydrive e Google Drive.

    • jeby

      Grazie per le dritte 😉 su google drive non funzionano i symlink e mi sa nemmno su skydrive, comunque aggiornerò!

  • Laura

    ciao a tutti,

    ho bisogno della vostra esperienza, ho due negozi in due città diverse e ho provveduto ad inserire nella cartella condivisa la “giacenza magazzino” di entrambe i punti vendita, non riesco a capire perchè il file da me aggiornato entra in conflitto, come posso risolvere questo problema?

    grazie per la collaborazione
    Laura

    • jeby

      Ciao Laura,

      i file entrano in conflitto quando si tenta di modificarli e salvarli contemporaneamente da due versioni diverse, o se ne salvano diverse copie in successione rapida. Ad esempio può succedere se il documento è aperto su due computer con due programmi che hanno il salvataggio automatico e ogni tot salvano quasi in contemporanea il documento. Prova a verificare come avviene il salvataggio del file 😉

  • Scu’

    tanti Gb per te se compri un telefono android 🙂